Выбор системы электронного документооборота

На нашем предприятии значительное время тратиться на обработку документов на бумажных носителях. Поток документов большой. Основным типом документов является служебная записка. Идея автоматизировать документооборот и сократить число бумажных документов сформировалась давно и иногда эта проблема всплывала на переговорах, каждый раз, когда появлялась очередная ситуация если очередной документ оказался утерян. Привычка работать с бумагой задерживала внедрение решения для автоматизации управления электронным документооборотом. Аргументы в защиту использования программы документооборота не были убедительными. Ни снижение затрат на картриджи, затрат на обслуживание орг.техники, ни уменьшение сроков согласования документов не убеждали руководство в том, что затраты на применение программы документооборота окупятся, и что система управления электронным документооборотом значительно улучшит исполнение документов в офисе. Поэтому системами автоматизации управления документами в комании являлись Word и Outlook.

Обследование рынка решений для автоматизации управления электронными документами, позволило сделать заключение, что покупка и ввод в эксплуатацию системы управления электронными документами выйдет примерно в миллион рублей. Видимо стоимость проекта внедрения программы управления электронным документооборотом для начальства стала критичной.

Мы протестировали несколько известных программ управления электронным документооборотом. Любая презентация программы управления электронными документами убеждала, что программа документооборота предпологает настройки под особенности работы. Мы сделали вывод, что рекламируемые программы потребуют адаптации, а это лишние затраты. В проанализированных программах управления электронными документами средства настройки оказались особенно неудобными и самостоятельно настраивать программу документооборота мы не сможем. Поэтому необходимо оплата работы программистов, а это не быстро и затратно.

Мы приступили к анализу требований к программе управления электронными документами. Сорвать проект ввода в эксплуатацию программы управления электронным документооборотом было недопустимо. Нам требовалось приобрести недорогое решение для управления электронными документами с понятной и лёгкой настройкой. Система документооборота должна поддерживать распространённый язык программирования и что существенно, иметь знакомый интерфейс. Мы так же хотели, чтобы программа управления электронным документооборотом имела конструктор документооборота, и имела преднастроенные к эксплуатации интерфейсы, процессы.

Автоматизацию документооборота решили проводить поэтапно, а запустить ввод в эксплуатацию системы управления электронными документами решено с модуля управления внутренними документами. Такой процесс можно целиком сделать автоматизированным и разом избавиться от огромного количества бумаги. Нам нужно на первом этапе максимально упростить взаимодействие сотрудников с системой электронного документооборота. После того как система документооборота приживётся, постепенно подключить дополнительные сложные функции.

Мы обратили внимание на программу документооборота ESCOM.BPM. Её преимушества невысокая цена, наличие типовых маршрутов электронного документооборота и простой среды визуальной программирования. Важным фактором являлось, то, что система управления электронными документами. ESCOM.BPM использует известный язык разработки PHP. Его изучают в институтах. Найти программиста PHP не представляет труда.

В системе ESCOM.BPM нам понравились интерфейсы в стиле Windows XP. Они просто адаптируемые. Cистема управления электронным документооборотом ESCOM.BPM сформировала положительное представление. Для окончательного вывода о выборе системы документооборота мы запросили администрацию фирмы поставщика показать нам имеющиеся внедрения системы ESCOM.BPM. В через некоторое время для нас была организована встреча в организаций, где система документооборота ESCOM.BPM функционирует много времени. На встрече содержательно поведали о проекте автоматизации системы документооборота, показано, как применяется программа управления электронными документами в жизни. Затем персонал ИТ отдела предприятия поведали о том как организована сопровождение работы системы управления электронным документооборотом и как сотрудники применяют возможности системы ESCOM.BPM по её настройке.

Программа управления электронным документооборотом ESCOM.BPM поставляется в пяти редакциях, на целенных на внедрение потоков документов в на предприятиях различных сфер деятельности. Для внедрения в организации мы купили версию «Старт». Установку программы документооборота стали выполнять собственными силами. Приняли решение освоить учебный курс «Администрирование». Это обучение позволило нам легко понять настройки программы документооборота и составить план внедрения системы документооборота.

Используя средства визуальной среды настройки мы сконфигурировали содержащийся в программе документооборота ESCOM.BPM модуль управления служебными записками, существенно его сократив. Система управления электронными документами автоматически присваивает порядковый номер cлужебным запискам. Карточка документа автоматически направляется на утверждение. После вынесения решения документ направляется исполнителю. Если служебную записку нужно завизировать, то сотрудник запускает в программе управления электронным документооборотом процесс подписания документа. Согласование в электронном виде серьёзно сокращает время процедуры, так как не нужно бегать по кабинетам – визирующий получает документ мгновенно на свой компьютер. Ход выполнения резолюций стал намного эффективнее. Cистема документооборота контролирует сроки контроля поручений, помечая просроченные резолюции и направляя уведомления исполнителям. У каждой карточки есть статус, и основной исполнитель.

Программа управления электронным документооборотом ESCOM.BPM содержит настраиваемые фильтры, позволяющие просматривать и сортировать документы по любому атрибуту.

В настоящее время мы занимаемся внедрением дополнительных процессов документооборота. Это исходящая переписка, а так же протоколы совещаний. В ближайших планах внедрение процессов работы с договорами.

Весомую поддержку во вводе в эксплуатацию системы управления электронным документооборотом осуществляют консультанты службы технической помощи программы документооборота ESCOM.BPM. К слову, цена обслуживания включена в стоимость системы документооборота, а новые версии программы бесплатные.

Подбор системы управления электронным документооборотом был не простым, но на наш взгляд мы сделали верное решение, выбрав систему документооборота ESCOM.BPM

	10 января 2011 Наводнение в Германии привело к жертвам среди населения Затоплены более 30 населенных пунктов.
	10 января 2011 Выбор системы электронного документооборота Подбор решения для автоматизации управления электронным документооборотом предпологает анализа множества различных условий. На выбор решения для автоматизации документооборота расходуется немало времени. Но потраченное на выбор программы управления электронным документооборотом время, безусловно, оправдается.
	10 января 2011 Современные двери: как выбрать качественную продукцию в отечественных условиях Мало что ценится людьми больше, чем защита обиталища. Создано огромное количество современных способов сохранить в неприкосновенности дом – сложные электронные сигнализации, «тревожные кнопки», дактилоскопические замки, которые открывают дверь в ответ на предъявление аутентичных узоров на подушечке пальца, и т.д.
	10 января 2011 Состязания европейцев Ещё с конца XIX века в разных уголках земного шара проводились соревнования по футболу, собиравшие большое количество зрителей. Как известно, родоначальницей этой игры стала Англия.
	10 января 2011 Первая партия из 50 автомобилей «ГАЗель», укомплектованных двигателями УМЗ-4216 Euro-3 сошла с конвейера Горьковского автозавода и готовится к отправке дилерам Чтобы познакомить дилерские центры с изменениями, внесёнными в конструкцию автомобиля, а также особенностями эксплуатации модернизированного двигателя сегодня в Ульяновске было проведено рабочее совещание с участниками сервисной сети ОАО «ГАЗ».
	10 января 2011 Изобретениями человечества Выдающимися изобретениями человечества были: лук и стрелы, а от них — лира, кифара, арфа (и вообще музыка!)...
	10 января 2011 Пассажирский «Боинг» разбился в Иране Врачи борются за жизни пострадавших.