Статья

Когда Бог создал время, он создал его достаточно

Когда Бог создал время, он создал его достаточно

Когда Бог создал время, он создал его достаточно.

Ирландская пословица

Спросите себя, ваших коллег, сотрудников: «Сколько часов вам не хватает в сутки? На сколько вы хотели бы их увеличить, чтобы точно успевать выполнить самые важные дела?»

Не читай те дальше, пока не ответите!!

Скорее всего, ваш ответ будет примерно три - четыре часа в день. «И тогда – скажете Вы – я бы точно успел дозвониться до того клиента, обсудить тот важный вопрос с коллегами, найти самое лучшее решение, составить тот самый договор, отчет…и т.п.»

С ситуацией постоянной нехватки времени сталкиваются все, независимо от должности, статуса, сферы деятельности - генеральные директора компаний, руководители отделов и подразделений, специалисты и рядовые сотрудники.

Возможно, вы удивитесь, но это вполне реальная задача – добавить к вашему дню часа 3, т.е. успевать больше, стать более продуктивным. Фокус в том, что при этом в сутках все равно останется 24 часа.

Где же взять эти дополнительные часы? Ответ на этот вопрос вам дадут приемы тайм - менеджмента – технологии управления временем. Да, именно так, временем можно и нужно управлять осознанно. Никого не удивляет, что для успеха компании жизненно важно грамотно управлять финансовыми, техническими, человеческими ресурсами. Время – это тоже ресурс, который всем нам предоставлен в одинаковом объеме (в отличие от финансов, например J ). Только вот распоряжаемся мы им по-разному.

С чего же предлагают начать принципы тайм - менеджмента?

Шаг первый - даешь инвентаризацию рабочего времени!

Как это сделать, вариантов есть несколько (хронометраж рабочего дня, анализ приоритетных видов деятельности и «поглотителей» времени). То есть, важно определить свой рабочий стиль (стиль управления временем).

Неэффективный рабочий стиль часто характеризуется следующими особенностями:

- неизвестно на что вообще расходуется время;

- неизвестно сколько времени требует выполнение тех или иных дел;

- неизвестны сильные и слабые стороны практикуемого до сих пор рабочего стиля;

- неизвестно какие люди или факторы стимулируют или ограничивают нашу работоспособность.

Суть всех приемов на данном этапе заключается в одном - прежде чем начинать жить по-новому, нужно прояснить для себя, что мы имеем на данный момент, как и на что мы расходуем время, где мы его тратим впустую. От результатов этого анализа зависят наши дальнейшие действия.

Шаг второй – определи свои цели!

Цели – это ваши маяки, которые должны светить вам и направлять вашу деятельность «в любую погоду». Всегда есть масса вариантов, куда можно направить свою кипучую энергию в течение рабочего дня. Если главные ориентиры отсутствуют, можно долго блуждать. При этом силы и время потратили, а результат неощутим.

Поэтому важно для себя ответить на следующие вопросы:

- Каковы мои главные цели? От чего они зависят? Они вытекают из целей организации, конкретной должности и лично ваших.

Шаг третий – ни дня без плана!

А теперь приступаем к планированию. В практике управленческой деятельности принято считать, что 10-минутная подготовка рабочего дня позволяет экономить до двух часов рабочего времени, вернее и лучше справляться с важными делами. И тут есть свои тонкости.

Например, если вы – руководитель, при планировании рабочего дня учитывайте «правило 60:40» - планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени; около 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.

Для рядовых сотрудников то же самое правило звучит иначе – 80% рабочего времени планируй, 20% резервируй.

Или вот еще:

Закон Паркинсона

объем работы возрастает в той мере, в какой это необходимо, чтобы занять время, выделенное на ее выполнение

То есть, на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Занятный феномен, можете проверить на себе, коллегах и подчиненных. Скажет вам любимый начальник, что некий отчет должен быть готов через две недели – будете составлять его две недели, еще с трудом успеете во время. Даже если на самом деле данный отчет реалистично составить за 3 дня. Скажет через неделю – так оно и выйдет, напишете за неделю.

Отсюда полезный вывод – важно задавать точный срок, предусматривать на то или иное дело столько времени, сколько оно требует.

Шаг четвертый – расставьте приоритеты!

Когда вы составите список всех текущих задач на день, будьте готовы к тому, что он впечатлит вас своим объемом предстоящего. А когда вы затем начнете определять время, необходимое на выполнение каждого пункта, в сумме рабочий день может удлиниться до немыслимых размеров (да еще есть «Правило планирования»).

Что же делать? Тайм – менеджмент содержит рекомендации и по этому поводу! Ключевое слово – приоритеты. Нужно посмотреть правде в глаза и честно сказать себе: «Все это выполнить нормальному человеку нереально. Ну, разве что Бэтмен справился бы». Выход один - определить, что будем делать в первую очередь. Это и называется «расставить приоритеты». Приемы также есть в ассортименте:

принцип Парето:

20% ваших задач (читай затраченного времени, сил) дают 80% результата, остальные 80% дел продвигают вас к главной цели на 20%.

АВС анализ

Все задачи можно разделить на три категории:

Категория задачи

А важнейшие

В важные

С менее важные и несущественные задачи

Объем от общего количества задач

А 15%

В 20%

С 65%

Значимость/вклада в достижение главных целей

А 65%,

В 0%

С 15%

Что делать

А не подлежат перепоручению

В могут быть перепоручены другим лицам

С в любом случае должны быть перепоручены

Рекомендуется за самые важные, т.е. приносящие наибольший результат, дела А браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта.

Матрица Эйзенхауэра

Любую задачу надо рассматривать в координатах «важность» - «срочность», отнести ее к одной из 4 категорий и принять по ней соответствующее решение.

Шаг пятый – Сделай это сейчас!

Здесь, по-моему, комментарии излишни. Когда вы составили план и на нем сосредоточились вам остается просто приступить к его исполнению. Будьте активны, действуйте!

Теперь вы видите, время можно «приручить». Пусть не полностью на 100%. Но те самые недостающие 3-4 часа в сутки реально «добавить» к своему рабочему дню. Хотя кто сказал, что только к рабочему. Те же самые приемы управления временем работают и в других сферах вашей жизни (семья, друзья, здоровье, отдых). Кстати, это тоже один из принципов тайм-менеджмента – ваша жизнь должна быть уравновешена, гармонична. Невозможно долго жить одной работой – либо на семье, либо на здоровье это скажется. И тогда круг замкнется, и вы не сможете быть максимально эффективным на работе.

Так что выбор за вами, можете продолжать жить как прежде, если это вас устраивает. Если же нет, и хочется действительно управлять своим временем – дерзайте! Целеустремленность, терпение, и практика применения приемов тайм-менеджмента позволят вам через некоторое время на вопрос «Сколько часов вам не хватает в сутки?» ответить: « Вполне хватает. Самое важное я успеваю сделать».

Лариса Голубцова,
тренер-консультант, партнер компании "Апрайт"
3 марта 2010 г.
http://www.rhr.ru

03.03.10 (Locale error: object or type not supported.)

	26 сентября 2024 Удаленная работа - современные реалии и преимущества Удаленная работа, или работа на дому, стала важной частью нашей жизни, особенно в последние годы. С развитием технологий и изменением бизнес-процессов, многие компании начали рассматривать гибкие форматы работы как альтернативу традиционным офисам. Этот подход имеет свои плюсы и минусы, но однозначно изменил представление о трудовой деятельности.
	22 июля 2024 Что может содержать письмо из налоговой для физического лица? Узнайте, какой площади соответствует 1/8 доли в квартире, чтобы правильно рассчитать количество квадратных метров вашей доли в жилье.
	17 мая 2024 Введение в геодезическую съемку зданий Геодезическая съемка зданий представляет собой важный этап в строительстве и эксплуатации сооружений. Она включает в себя измерение и картографирование различных элементов здания, что позволяет создать точные и актуальные планы и чертежи. Геодезическая съемка зданий необходима для обеспечения качества строительства, а также для контроля и поддержания состояния здания на протяжении всего его жизненного цикла.
	17 мая 2024 Геодезическая съемка сооружений, важность и методология Геодезическая съемка сооружений представляет собой комплекс мероприятий, направленных на получение точных данных о пространственном положении и размерах объектов. Эта информация используется для проектирования, строительства и эксплуатации различных инженерных сооружений. Геодезическая съемка сооружений позволяет определить координаты точек, фиксировать изменения в конструкции и контролировать их состояние на всех этапах жизненного цикла объекта.
	14 мая 2024 Как безопасно найти работу вахтой: советы и рекомендации Хотите узнать, как избежать мошенничества при поиске работы по вахтовой системе? В этой статье мы поделимся проверенными методами и стратегиями, чтобы найти работу вахтой без риска столкнуться с мошенниками.
	2 мая 2024 Отправляемся в путь: как выбрать идеальный тур по самым желанным направлениям Путешествия открывают новые горизонты и дарят незабываемые впечатления. Статья посвящена выбору идеального тура с учетом личных предпочтений, разнообразия направлений, разработки маршрута и комфортного размещения.
	14 апреля 2024 Вакансии управления персоналом Управление персоналом — это область менеджмента, которая занимается организацией и управлением человеческими ресурсами в организации. Она включает в себя широкий спектр функций и деятельности, направленных на обеспечение эффективного управления персоналом, развитие сотрудников и достижение стратегических целей компании.
	17 марта 2024 Как подобрать картофелечистку электрическую Подбор электрической картофелечистки зависит от нескольких факторов, включая объемы работы, требования по производительности, бюджет и другие критерии. Вот несколько основных пунктов, на которые стоит обратить внимание при выборе картофелечистки:
	12 февраля 2024 Зачем важно проходить чистку зубов у специалистов Чистка зубов у специалистов – неотъемлемая часть регулярного ухода за полостью рта, играющая ключевую роль в поддержании здоровья зубов и десен. Несмотря на то что регулярное чистка зубов в домашних условиях с использованием зубной щетки и зубной нити является важной частью ухода за полостью рта, профессиональная чистка у стоматолога или гигиениста имеет свои уникальные преимущества и должна производиться не реже одного раза в год. Чистка зубов в одинцово это идеальное решение для тех, кто следит за своим здоровьем.
	12 февраля 2024 Услуги защиты интеллектуальной собственности Услуги защиты интеллектуальной собственности включают в себя широкий спектр деятельности, направленной на охрану прав и интересов правообладателей. Эти услуги оказываются специализированными юридическими и консультационными фирмами, специализирующимися на интеллектуальной собственности.